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Convenção de Haia sobre eliminação da exigência de legalização de documentos públicos sinaliza passo rumo à desburocratização

por Renata Ross Kloss

A Presidência da República publicou no Diário Oficial da União, em 29 de janeiro de 2016, o decreto nº 8.660/2016 promulgando a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, firmada em Haia, em 5 de outubro de 1961[1]. Passará este a vigorar, entretanto, apenas em 14 de agosto de 2016, simplificando o trâmite internacional de documentos entre o Brasil e os demais 108 países que já aplicam o instrumento[2].

Assim, a legalização, cuja exigência deixará de existir para os fins a que propõe a convenção, é a formalidade pela qual os agentes diplomáticos / consulares do país no qual o documento deve produzir efeitos atestam a autenticidade da assinatura, função ou cargo exercidos pelo signatário e, quando aplicável, a autenticidade de seu selo ou carimbo.

Em regra, procedimentos de legalização tendem a ser lentos, complicados e caros em razão do número de autoridades e o excesso de burocracia envolvidas. Com a promulgação e a adoção do sistema previsto na Convenção, denominado apostille (apostila), a circulação de documentos públicos entre países contratantes da Convenção deve ser simplificada.

Documento público, no caso, é todo aquele que assim é considerado no local de sua expedição. Caso não o seja, ainda que o Estado destino o considere público, não será possível a utilização da apostila. Quaisquer dúvidas a respeito do caráter público de documentação devem ser encaminhadas à Autoridade Competente do país expedidor. No caso do Brasil, esta autoridade é o Judiciário[3].

Também conhecida como Convenção da Apostila, sua promulgação reduzirá o processo de autenticação a uma única formalidade: a apostila. Esta nada mais é do que um certificado autenticador da origem do documento público que se pretende utilizar em outro Estado, devendo seguir modelo em conformidade com aquele anexo à Convenção, da seguinte forma, em um quadrado com, pelo menos, 9cm de lado[4]:

APOSTILA
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. País (Pays): ...

Este documento público (Le présent act public)

2. foi assinado por (a été signé par) ...

3. agindo na qualidade de (agissant en qualité de) ...

4. e tem o selo ou carimbo de (est revêtu sceau/timbre de) ...

Reconhecido (Attesté)

5. em (à) ... 6. a (le) ...

7. por (par) ...

8. sob o n.º (sous nº) ...

9. selo/carimbo (sceau/timbre):

10. Assinatura (Signature):

Desde o depósito do instrumento de adesão do Brasil à Convenção, em 2 de dezembro de 2015, junto ao Ministério dos Negócios Estrangeiros dos Países Baixos , está em discussão modelo de apostila a ser adotado para implementação em território nacional, devendo este ser baseado naquele já utilizado pelo México[5] – com possibilidade de leitura da autenticação por meio de QR Code (espécie de código de barras normalmente reconhecido por smartphones). 

Responsável pela coordenação e regulamentação da Convenção, o Conselho Nacional de Justiça, por meio de seu presidente, ministro Ricardo Lewandowski, instituiu, pela Portaria 155/2015, um grupo de trabalho com a atribuição de desenvolver um sistema capaz de emitir Apostilas em cartórios de todo o território nacional[6]. Seu texto, datado de 12 de novembro de 2015, prevê prazo de 120 dias para a o encerramento das atividades do grupo e apresentação de relatório final[7] – de forma a possibilitar a publicação de resolução a este respeito em tempo de aplicar suas conclusões em momento anterior à sua efetiva entrada em vigor.

A não ser em situações nas quais os dois ou mais Estados contratantes já possuam regulamentos ou costumes que simplifiquem ou dispensem a legalização, o texto da convenção prevê que a única formalidade que poderá ser exigida para atestar a autenticidade dos documentos consistirá na aposição da apostille (apostila) a ser emitida pela autoridade competente do Estado originário do documento.

A citada Convenção aplica-se a documentos públicos feitos no território de um dos Estados signatários e que devam produzir efeitos no território e outro Estado signatário. São, segundo seu artigo 1º, considerados documentos públicos:

a) Documentos provenientes de autoridade ou agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive aqueles provenientes do Ministério Público, escrivão judiciário ou oficial de justiça;

b) Documentos administrativos;

c) Atos notariais;

d) Declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registo de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimento de assinatura.

Dentre os documentos que se encaixam na possibilidade de verificação por apostila estão certidões de nascimento, casamento, óbito, atos notariais e registros, mas não somente. Importante ressaltar que a apostila somente servirá a atestar a origem do documento público, não o seu conteúdo. Sua utilização, como é de se esperar, somente é permitida em Estado estrangeiro e entre dois países que tenham adotado a Convenção de Haia de 5 de outubro de 1961 para o fim da exigência de legalização documental. Contudo, não se aplica aos documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares, bem como aos documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras.

A Convenção silencia sobre os custos para a obtenção de apostilas, ficando a cargo dos países a definição dos valores a serem cobrados. A sinalização de que sua emissão ficará a cargo do sistema cartorário brasileiro deve significar, entretanto, que os preços a serem praticados não estarão nada próximos da razoabilidade sonhada. Custosas ou não, as apostilas devem representar um gigante passo no caminho pela desburocratização, facilitando procedimentos àqueles que pretendem estudar ou praticar atos no exterior, bem como dando o tão esperado impulso às decenais filas dos Consulados italianos.