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A participação a distância em assembleias gerais de companhias abertas

por Cintia Luiza Tondin

As alterações introduzidas na Lei das Sociedades Anônimas pela Lei n°. 12.431/2011, autorizaram os acionistas a participar e votar em assembleia geral a distância, conforme prevê o parágrafo único, do art. 121, da Lei n°. 6.404/1976.

A fim de regulamentar a questão, a Comissão de Valores Mobiliários-CVM editou a Instrução CVM nº 561/2015, acrescentando à Instrução CVM nº 481/2009 o Capítulo III-A, em que são previstas as normas a serem observadas pela companhia e acionistas para a implementação da votação e participação a distância nas assembleias gerais.

A participação e votação a distância poderá ser realizada por meio de sistema eletrônico ou por meio de boletim de voto a distância, que devem ser disponibilizados pela companhia, sendo considerado o acionista que fizer uso dessa prerrogativa como presente na assembleia, assim como assinante da sua ata.

O boletim de voto a distância deve ser disponibilizado pela companhia até um mês antes da data marcada para realização da assembleia, sendo obrigatório quando da realização da assembleia geral ordinária e sempre que a assembleia for convocada para deliberar sobre a eleição dos membros do conselho fiscal e em alguns casos da eleição do conselho de administração.

Esse documento, a ser disponibilizado pela Companhia por meio dos canais próprios da CVM e em seu site, deve conter a descrição das matérias que serão votadas na assembleia geral, permitindo ao acionista apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se, além de orientações sobre o seu preenchimento e devolução. Há aqui uma crítica à necessidade de a participação do acionista ser objetiva, sem espaço para considerações e comentários. Do mesmo modo, a disponibilização do boletim para votação anterior a própria realização da assembleia é incompatível com algumas estratégias ao exercício de voto, como a aprovação das demonstrações com ressalvas. Tais questões são afastadas pelas CVM por considerar que sempre será possível ao acionista participar presencialmente na assembleia geral.

Após a disponibilização do boletim de voto a distância, a retirada de matéria para votação dependerá de comunicação ao mercado, apresentando as justificativas para tanto.

A devolução do boletim poderá ocorrer com até sete dias de antecedência da realização da assembleia geral, sendo autorizada a redução desse prazo, desde que seja feito indiscriminadamente para todos os acionistas, bem como que a informação seja divulgada tanto na página da companhia na internet como no próprio boletim de voto a distância.

O acionista poderá entregar diretamente a companhia o referido boletim, por meio eletrônico ou pelo correio, ou pode passar as instruções de preenchimento desse documento ao custodiante ou ao escriturador das ações de emissão da companhia, dependendo se as ações são objeto de depósito centralizado ou não.  

Na hipótese de o acionista entregar o documento diretamente a companhia, esta deverá, em até três dias, comunicar se o considerou válido ou não, somente podendo rejeitá-lo se o boletim não cumprir as exigências da Instrução CVM nº. 561/2015, hipótese em que a companhia deverá listar as inadequações, indicando as alterações e documentos necessários para a regularização.

Em caso de adiamento da assembleia geral não superior a trinta dias, o boletim de voto a distância será considerado normalmente. Entretanto, no caso em que o adiamento ultrapasse esse prazo a companhia deverá reiniciar o prazo para entrega do boletim e coleta de instruções de voto.

A Instrução CVM nº 561/2015 também prevê a possibilidade de o acionista incluir propostas no referido boletim, devendo, para tanto, se manifestar entre o primeiro dia útil do exercício social da companhia até 45 dias antes da realização da assembleia geral ordinária.  

Por sua vez, no caso de assembleia geral extraordinária o prazo será calculado a partir do primeiro dia útil após o evento que justifique a sua convocação, sendo oportunizada a manifestação até 35 dias antes da data prevista para a realização. Nesse caso, em até 7 dias da ocorrência do evento a companhia deverá comunicar ao mercado a data da realização da assembleia, ainda que provisoriamente, informando o prazo para a inclusão de candidatos no boletim de votação a distância, se a assembleia for realizada para eleição do conselho fiscal ou de administração.

Após o recebimento do pedido de inclusão de propostas, a companhia terá 3 dias úteis para informar ao requerente se a proposta foi aceita e integrará o boletim de votação a distância ou não.

No dia anterior à data prevista para realização da assembleia geral a companhia deverá publicar, por meio do sistema eletrônico na página da CVM e na sua página da internet, mapa de votação sintético consolidando os votos proferidos a distância.

Na hipótese de a companhia disponibilizar os dois meios de participação a distância, o sistema eletrônico e o boletim de voto a distância, deve ser oportunizado ao acionista acompanhar assembleia geral e votar, ainda que já tenha enviado o boletim anteriormente, situação em que este será desconsiderado. Do mesmo modo, caso o acionista ou representante de acionista compareça a assembleia e solicite exercer o voto presencialmente, o boletim será desconsiderado.

Na data da realização da assembleia geral, a companhia deverá publicar, também por meio do sistema eletrônico na página da CVM e na sua página da internet, mapa final de votação, em que serão consolidados todos os votos computados.

A companhia poderá contratar terceiros para administrar, em seu nome, o recebimento, processamento e disponibilização dos meios de exercício de voto a distância do sócio, mas ela continuará responsável pelo cumprimento das normas relacionadas a questão.

Inicialmente, obrigatoriedade de adoção pela companhia de sistema de participação e voto a distância estava previsto já para 2016. Entretanto, como as instituições financeiras que prestam serviços de escrituração precisavam de maior prazo para adequação dos sistemas, foi editada a Instrução CVM nº 570/2015, que prorroga para 2017 a obrigatoriedade para as companhias que possuam pelo menos uma classe de ações compreendida no Índice Brasil 100 -IBrX-100 ou Índice Bovespa – IBOVESPA. Apenas em 2018 haverá obrigatoriedade para as demais companhias abertas registradas na Categoria A e autorizadas por entidade de mercado à negociação de ações em bolsa de valores.

Para o exercício de 2016, a adoção pelas companhias de sistema para a participação e votação em assembleia geral é facultativa, sendo que as companhias que optarem em já instituir essa sistemática devem comunicar o fato ao mercado no prazo de até 15 dias após o início do exercício social. Ainda, conforme previsto na Deliberação CVM n° 741/2015 uma vez adotado, a companhia sempre deverá disponibilizar tal alternativa aos acionistas.